REUNIÃO – Aguarde a próxima

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REUNIÃO – Faça os colaboradores aguardarem a próxima
REUNIÃO – Faça os colaboradores aguardarem a próxima

Faça os colaboradores aguardarem a próxima

Quem nunca entrou numa sala de reuniões e sentiu aquele friozinho na barriga, lembrando de uma saia justa por qual passou? Ou presenciou uma discussão desagradável, ou ainda, sentiu sono com toda aquela monotonia, rituais e até os mesmos gráficos?

Segundo uma pesquisa publicada no Diário do Nordeste, cerca de 69% das pessoas odeiam reuniões de trabalho.

Sabemos que elas são tão necessárias quanto temidas ou detestadas.

Nós do Outoo buscamos algumas sugestões para fazer desses encontros uma atividade produtiva e aguardada. Continue lendo e descubra como.

JUNTAR É PRECISO

Reunir significa unir o que estava disperso, separado. Ainda segundo o dicionário, é o ato de aproximar partes que estavam desunidas.

Esse recurso é tão antigo que nem se tem notícia de quem ou quando se iniciou essa prática de juntar as pessoas.

Atualmente com a globalização e as novas formas de trabalho é cada vez mais essencial agrupar periodicamente as equipes para alinhar conceitos e reavivar a cultura da empresa, comunicar e fazer-se comunicarem os coparticipantes de processos de trabalho.

Mesmo aqueles que estão longe precisam ser convocados e recursos tecnológicos não faltam para que estejam presentes virtualmente.

Reunião- juntar é preciso
Juntar é preciso:  cada vez mais essencial agrupar periodicamente as equipes

UM ENCONTRO SENSACIONAL

Ainda com base na pesquisa, uma reunião sensacional é aquela que tem elementos evidentes e básicos: cumprimento do horário estipulado, pauta e objetivos precisos, tempo para todos que queiram falar sejam escutados e um bom e experiente condutor para monitorar o tempo, manter o foco e interferir nas manifestações improdutivas ou indesejadas.

O que costuma frustrar uma boa reunião? São as interferências. A maior parte delas são facilmente evitadas por um experimentado dirigente. Mas as interrupções externas (ligações e pessoas que não estão participando) sempre acontecem, e o condutor vai ter que interromper a reunião para pedir que não se interrompa…

Algumas empresas improvisam o espaço da reunião, proporcionando todas as justificativas para as rupturas e assim a cobrança de foco e comprometimento com tudo que é acordado parece contraditória. Continue lendo e conheça as novidades nas reuniões corporativas.

Planejar, humanizar e colocar limites

O sucesso da reunião é proporcional aos cuidados na hora de planejar. Pequenos detalhes costumam fazer grandes diferenças nos resultados. É nesse momento que o colaborador percebe sua importância no organograma, identifica o esforço da empresa para humanar as relações e assume a tarefa de retribuir para o sucesso do evento.

Tem cadeirante? Deficiente visual? Gestante?  Saiba antecipadamente como evitar os atrasos por falta de mapeamento das necessidades especiais de alguns colaboradores: o cuidado com cada participante tem que ser prioridade.

CELULAR NA CAIXINHA, POR FAVOR!

Elabore os mandamentos colocando limites e esclarecendo o que é esperado nas reuniões (envie com alguns dias de antecedência): regras para a utilização de celulares

Reunião: caixa de celular resolve a dispersão
Caixa de celulares para tornar a reunião sensacional.

e outros aparelhos eletrônicos, tempo que cada um terá para se manifestar, hora do café, etc. Esse guia, com no máximo 15 “leis”, precisa estar fixado na entrada do espaço de reunião.

Algumas empresas já têm a caixinha dos móveis – na entrada da reunião desliga-se o celular, que é etiquetado e só devolvido na saída. Pessoas que aguardam algum tipo de contato são orientadas a informar no seu status do Whatsapp que estão “out” e para avisarem que em caso de emergência os contatos deverão ser feitos com o/a host(ess) responsável pelo acolhimento na reunião.

Inovar e renovar

Lembra do friozinho na barriga na hora de entrar na sala de reunião? Isso se chama memória emocional – situações estressantes se tornam sensações ruins.

Se a maioria das pessoas odeiam reuniões, provavelmente já existe uma série de “travas” emocionais que impedem que todos possam colaborar de forma mais efetiva.

Inovar nos métodos de enfretamento das dificuldades ou nas apresentações de resultados poderá desarmar os participantes e renovar possibilidades.

Reunião - Inovar e Renovar
Experimente mudar os locais de reunião a cada evento

Experimente mudar os locais de reunião a cada evento, mas fuja das receitas prontas dos hotéis.

O elemento surpresa vai ajudar a driblar as dificuldades antigas e abrir um espaço para uma nova experiência.

A filial que necessita se recuperar é a do litoral? Leve a reunião para um Coworking na praia num ato simbólico de que todos se moverão em sua direção para que ela possa virar o jogo.

Houveram muitas demissões, fusão, downsizing? A empresa saiu da concordata depois de muita luta? Houve algum acontecimento que desequilibrou a equipe?  Procure um espaço “zen” e realinhe as emoções coletivas.

OBJETIVO DA REUNIÃO

A reunião não é um fim nela mesma – é uma parada para o realinhamento de situações antigas, resgate da cultura organizacional, e um novo direcionamento até o próximo “pit stop”. E até lá espera-se que os cuidados com o planejamento e o olhar humanizado sobre os colaboradores continuem a juntar as pessoas nos seus objetivos e a próxima reunião seja sempre a mais sensacional.

E agora que você já sabe tudo isso, quer conhecer espaços de trabalho fora do comum para suas reuniões? Cadastre-se no Outoo e surpreenda sua equipe. Clique aqui.

Texto: Amália Maldonado
Revisão: Fernanda Mourão

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